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4 Chaos控制功能VoIP商务电话系统带来医疗办公室

写道 Amruth Laxman. | 2018年10月24日5:44:10 PM

普通医疗办公领域 53名病人每天打电话,或每1000名患者约36名,加入约 一小时的电话呼叫开销 每天。和电话不是唯一的前方办公室管理 - 从患者签到记录保存和供应商关系,前办公室管理很多活动部件。没有适当的工具,事情会变得忙碌 迅速地。

最简单的方法之一,以便按顺序保留事物?投资一个有助于保持组织的电话系统。以下是一些方式 云PBX. 系统使前方办公室顺利运行。

  1. 办公整合和见解

在寻找繁忙的办公室统治并提高生产力时, ren& Urology News 抱着“几乎总是值得努力跟踪人们在手机上花多少时间以及为什么。 

电话跟踪和报告可以揭示员工的时间使用。 VoIP服务可以自动跟踪和录制呼叫,允许管理者通过呼叫长度,呼叫类型,员工和其他因素分解报告。办公室应审查电话数据到现货趋势和定位区域,以改善,精炼或自动化。

VoIP服务通过使实践更容易实现专用的计费,调度和其他集中团队来进一步促进呼叫跟踪。通过VoIP,实践可以在不需要新的基础设施的情况下实施单独的部门或办公室,而无缝转发和转移保持团队在实践的内部和外部通信系统中完全集成。

更重要的是,这种灵活性使VoIP可扩展,以满足实践的需求,并且可以无缝地容纳部门重新组织,办公室扩张或练习搬迁。

  1. 自动化

使用某些简单的电话自动化功能可以显着地或接近容量工作的医疗办公室可以显着削减管理时间。

例如,自动助理和IVR菜单自动应答呼叫并将其引导到正确的收件人,释放呼叫接收时间并减少耗时,客户令人沮丧的转移。大多数VoIP解决方案提供标准服务包的这些功能。

设计IVR菜单时,请使用呼叫报告中的信息来确定哪些部门拨打最多调用,以配置有用选项的菜单。 

Pro提示:别忘了包含手动覆盖。如果他们丢失或需要额外的帮助,呼叫者应始终可以选择为人类代表按零。

作为奖励,VoIP解决方案易于配置,使员工能够根据需要更新IVR菜单,而无需提供商帮助。这有助于使他们能够最佳地表现,即使与部门,人员和办公室组织发生变化。 

此外,VoIP系统可以自动执行自定义 环形图案。与之相反 多线手机系统小企业 使用,VoIP解决方案提供更复杂和可定制的选项,例如“循环”,“下一个可用用户”和“最近最近调用”。这些配置有助于实践优化呼叫流程并避免中断生产率。

对于偶尔呼叫仍未答复,VoIP解决方案可以自动将员工通知和语音邮件转录直接发送到他们的电子邮件收件箱。这有助于将消息更快地解决,并在方便的位置管理它们。

  1. 文件组织

在医疗办公室,纸质文件是不可避免的。我们知道你有大部分尘土飞扬的档案橱柜在一些后台潜伏,内容如此古老,没有人不再确定它们了。

我们不会试图说服你数字化所有这些。

但是,在数字处理时,新的和活动文件更可管理和可跟踪。 VoIP传真 服务使员工能够通过电子邮件发送和接收文件,同时保持传统传真的安全性。

此外,VoIP的能力 与CRMS融合 允许员工在呼叫时快速提出呼叫历史记录,患者信息和其他数据。这加速了呼叫,同时消除冗余问题并在员工通过寻找信息的旧文件步枪枪支。

结果? Speedier呼叫使双方受益,导致更精简的办公室和更快乐的呼叫者。

  1. 快速支持

繁忙的医疗办公室了解电话中断的严重性;当电力,互联网或其他系统失败时,患者不会停止需要服务。

幸运的是,VoIP系统可以帮助实践开发自定义备份计划,立即切换到Internet故障安全,并在中断发生时通过备用位置开始路由呼叫。

无缝实施的灾难恢复计划可以在处理技术问题时使实践接近零停机时间。

别忘了,医疗办公室应该特别注意选择一个 商业VoIP提供商 优先考虑支持,以最大限度地减少技术难度停机时间。

一些最好的提供商甚至积极监控帐户,以便他们可以发现,解决和解决客户端之前的问题,甚至有机会体验它们。如果没有人目睹它的问题发生了......它真的发生了吗?

我们不在这里回答那些大的哲学问题 - 但我们知道接受主动监控和维修肯定是呼叫支持,中继问题报告和等待修复程序的加强。

使用现代商业VoIP解决方案获得富有成效

医疗办公室的许多活动部件可以轻松地分为混乱和混乱,而无需管理和简化运营的现代解决方案。

从预约与保险机构进行通信时,电话呼叫是一个医疗办公室的一体,而且电话组织对维持组织和生产力至关重要。

要了解4voice的VoIP商业电话系统如何实现办公室功能,请在4Voice服务的前10个优点下载我们的信息图。